Cómo repartir los gastos de un viaje.
El gasto total del viaje no cuenta toda la historia. Para cerrar las cuentas necesitas distinguir quién pagó, quién participó y qué parte corresponde a cada persona.
Acordad qué entra en las cuentas.
Antes de sumar, separad los gastos comunes de los personales. El alojamiento puede ser de todo el grupo; una excursión, solo de quienes fueron. Anotad también cómo vais a tratar descuentos, devoluciones y gastos que una persona decide asumir por su cuenta.
Usad una misma moneda para este cálculo. Si hubo pagos en otras divisas, acordad el importe convertido y dejad anotado el criterio. No suméis directamente cantidades expresadas en monedas distintas.
| Persona | Pagó | Su parte | Saldo |
|---|---|---|---|
| A | 180 € | 80 € | +100 € |
| B | 60 € | 95 € | −35 € |
| C | 30 € | 95 € | −65 € |
270 € pagados = 270 € repartidos. Los saldos suman cero. Ejemplo elaborado para esta guía.
Anota cuatro cosas por cada gasto.
Necesitas el concepto, el importe, la persona que pagó y las personas entre las que se reparte. Guardar el justificante ayuda si después hay una diferencia. Si un gasto no es por igual, anota los importes o porcentajes acordados.
- Alojamiento: 180 €, pagados por A, entre A, B y C.
- Cena: 60 €, pagados por B, entre las tres personas.
- Taxi: 30 €, pagados por C, solo entre B y C.
Calcula la parte de cada persona.
Del alojamiento corresponden 60 € a cada una. De la cena, 20 €. El taxi añade 15 € a B y 15 € a C. Por eso A asume 80 € del viaje y B y C asumen 95 € cada una, aunque las tres hayan viajado juntas.
La fórmula del saldo es: lo que pagó una persona menos la parte que le corresponde. Un resultado positivo significa que adelantó dinero de otras personas; uno negativo, que aún tiene que aportar. La suma de los saldos debe ser cero.
Cierra las cuentas una sola vez.
En el ejemplo, B devuelve 35 € a A y C devuelve 65 € a A. Después, todas habrán asumido su parte. Confirmad que esas devoluciones se han realizado antes de dar el viaje por cerrado.
Si registras una devolución como otro gasto de consumo, volverías a repartirla y cambiarías las cuentas. Trátala como liquidación. Si llega un reembolso del alojamiento, corregid el gasto y revisad de nuevo los saldos.
En Tallyn puedes registrar el grupo y cada reparto. Las transferencias se hacen fuera de Tallyn; su registro en el grupo permite dejar constancia de la devolución.